сайт загружается....

Агентство по организации мероприятий

Ищете инфо по организациям, проводящим мероприятия, новые идеи и тренды или самостоятельно, в рамках своей компании, организуете и проводите разные события? Мы расскажем вам о разных и, порой, весьма чувствительных моментах, а также о том, как предвосхитить ошибки и страхи.

 

Содержание:


  1. Вы совершаете эти ошибки при подготовке к вашему мероприятию?

  2. 5 шагов для удачного внедрения новых технологий на мероприятие

  3. Как преодолеваются самые сильные страхи, связанные с технологиями и их использованием

  4. 9 трендов, которые трансформируют ваше мероприятие уже сегодня


 

Ошибки при подготовке к мероприятию


Современная организация встреч должна быть довольно искусной в использовании технологий для проведения, продвижения и поддержки. Однако, с постоянно меняющимся технологическим ландшафтом и новинками, это не всегда легко.

Ниже приведем некоторые из распространенных ошибок и способы как их избежать:

 

Не следуйте неясным целям - сосредоточьтесь на необходимом


Прежде чем взять на вооружение новую технологию, найдите время, чтобы точно понять, что вы действительно хотите, каковы задачи. Составьте список имеющихся ключевых проблем, болевых точек и ожиданий. Неясные цели могут привести к чрезмерному возбуждению и раннему внедрению технологий, им несоответствующих. Или даже технофобии, нежеланию использовать новые инструменты.

Создайте список того, что ищете, и разделите его на «должны иметь» и «хорошо бы иметь». Это поможет справиться с задачей и не даст отвлечься на вещи, которые вам действительно не нужны.

 

Выделите время, чтобы понять и, если надо, внедрить новые технологии


Всегда следите, чтобы у вас было достаточно времени для тщательного проведения исследований, тестирования программного обеспечения, оценки предложений и переговоров с разными поставщиками. Решение о том, какое программное обеспечение нужно использовать может быть нелегким выбором. Есть сотни разных технологий на выбор, и может сложится так, будто вы изучаете новый язык, когда пытаетесь понять все их.

После того, как вы выбрали свою технологию - следующие этапы:


  • Внедрение

  • Обучение

  • Тестирование

  • Поддержка.


Каждый из этих шагов занимает определенное время, и нужно быть готовым к кривой обучения. Ускорить его часто можно с использованием уже готового программного обеспечения, в котором уже все есть и готово к запуску.

 

Избегайте технических накладок или даже катастроф. Пользуйтесь услугами надежных поставщиков


Найдите компании с отличной репутацией и не бойтесь работать с небольшими агентствами. Дело в качестве! Многие из этих компаний имеют большую страсть, приверженность к делу и креативность. Посмотрите отзывы, рекомендации и примеры, кейсы их мероприятий.

Доверяйте советам такой компании. Объясните, чего вы хотите достичь, а не как именно! Вы являетесь экспертом в своем деле, а они - в области технологий. Дайте людям возможность показать себя профессионально.

 

Измеряйте эффективность события в соответствии с поставленными целями


Убедитесь, что анализ отражает цели вашего мероприятия. Например, если вы используете технологию для создания более эффективного процесса регистрации, можно смотреть на время регистрации или как долго люди рассаживаются по местам.

Учитывая, сколько времени и денег вы заложили в технологии, теперь нужно знать, выполняют ли они свою работу. Вам также нужна обратная связь в реальном времени, для оперативного внесения исправлений. К примеру, если у вас большой трафик на сайте, но на деле мало кто регистрируется на мероприятие.

 

Локальное тестирование для предотвращения отключений Wi-Fi


Выясните, какой трафик требуется вашему мероприятию, и сравните с имеющимся. Ошибочно предполагать, что изначально будет отличный Wi-Fi. В дополнение к потребностям, учитывайте и технически подкованную аудиторию, которая может использовать несколько устройств.

Выполните на месте тест скорости. Оптимизируйте WiFi-доступ, и, если все же не удается ничего существенно изменит, подумайте о найме отдельной компании, для создания и настройки своей собственной точки доступа.

 

Осуществляйте обучение и техподдержку участников


Каждый момент, в котором ваши участники взаимодействуют на мероприятии должен быть для них понятен и прост, насколько это возможно. Не у всех одинаковый уровень технических навыков, а некоторые могут быть полными техно-фобами.

В случае необходимости, нужно обучать и поддерживать участников.

 

5 шагов для удачного внедрения новых технологий на мероприятие


Быть может, у вас есть своя разработанная стратегия. И одна из самых раздражающих практик, так называемых “эксперт в области…” - довести вас до смерти с помощью разных деловых советов.

То, что вы действительно хотите - реальные практические советы, для получения конкурентного преимущества. А не базовый бизнес-курс.

Разве вы не раздражаетесь, когда купили какой-нибудь гаджет онлайн и он не работает или просто не служит той цели, для которой его приобрели? То же самое относится и организации мероприятий, с той лишь разницей, что вы не можете вернуть время и ресурсы, вложенные в программу.

 

Если вы хотите преуспеть с технологиями, прекратите ДЕЛАТЬ и начинать ДУМАТЬ


События стали более комплексными, сложными. Технология и растущие угрозы безопасности - лишь некоторые из дополнений к растущему списку непредвиденных обстоятельств, о которых должны позаботиться организаторы мероприятия.

Без стратегического видения, большинство элементов процесса планирования неизбежно будут под угрозой. Это и оборудование, и спикеры, и управление самим местом проведения. Конечно, можно полагаться на большой опыт в некоторых областях, увернуться от некоторых засад, но если мы будем лишь реагировать вместо заранее подготовленного плана, то вероятным результатом будет неудача, в том или ином виде. Таким образом, важно придерживаться стратегии.

 

Начнем с “почему”


Почему следует использовать именно эту новую технологию на следующем мероприятии? Ответ очень важен. Фактически, те, у кого есть конкретный звуковой ответ, обычно потом и преуспевают.

Вы должны принести пользу посетителям, вашей команде или персоналу по планированию, заинтересованным сторонам: компании, спонсорам, экспонентам, артистам, исполнителям и тд.

Спросите себя: Я приношу ценность участникам, моей команде или заинтересованным сторонам?

Если ответ отрицательный, переходите дальше. Не нужно верить шумихе, пробовать последнюю “крутую вещь”, доверять очаровательным продавцам или быть технически подкованным. Если нет никакой практической ценности - нет необходимости и заниматься этим.

 

Иногда необходимости в технологии нет


Нужно использовать какую-то технологию для события? Одной из наиболее часто возникающих причин ее принятия является та, что на выбор влияют мода и давление со стороны коллег, а не результат продуманного анализа.

Результаты такого подхода обычно разочаровывают. А это и низкий ROI, коэффициент возврата инвестиций, обычно порождает порочный круг недоверия к реальной стоимости технологии.

Не все участники мероприятия будут одинаковы. Некоторые аудитории не используют технологии и возможности внутри или за пределами своей личной сферы, не заинтересованы в этом. Поэтому запуск технологической программы для них будет представлять собой неудачную тактику.

 

Вот те компоненты, составляющие порочный круг:

 

Слабые уникальные торговые предложения


  • Конкуренты использует технологию, поэтому и мы тоже должны

  • Коллега сказал, что эти мобильные приложения - классные

  • Я где-то читал, что VR – это следующая “большая вещь”, и она обязательно “стрельнет”


 

Ложная потребность


  • Чатбот сделает мое событие успешным

  • Я, наконец, продам больше билетов, используя Big Data

  • С потоковым вещанием мы будем восприниматься высокотехнологичными и актуальными


 

Отсутствие измерений и чистых целей


  • Мы не уверены, что именно этот инструмент нам принесет, но все будет положительным

  • Правильно выбранная технология точно означает, что все будут счастливы


 

Высокие ожидание в отсутствие поддержки


  • Мы ожидаем отличных результатов от нашей технической программы

  • Мы не знаем, как мы будем общаться с ней, но участники примут ее – и это будет большой успех


 

Когнитивный диссонанс


  • Низкое понимание

  • Отрицательная обратная связь

  • Отсутствие технической осведомленности у аудитории

  • Грубые технические ошибки


 

Негативное отношение к технологии


  • Технология - пустая трата времени

  • Мы потратили много денег в прошлом, ROI = 0

  • Мы больше никогда снова не будем инвестировать в технологию

  • Лучше делать то, что мы всегда делали


 

Самый лучший секрет. Ценность

Как выглядит процесс принятия решений, ориентированный на ценность? Очень просто. Вы задаете себе тот же вопрос - добавляю ли я ценность тем или этим элементом, инструментов и тд? Будь то участники, спонсоры, босс, коллеги, местные власти, докладчики, исполнители, поставщики - вы добавляете ценность с помощью внедрения определенной технологии событий?

Подумайте, вы добавляете больше уровней сложности или упрощаете вещи? Эта технология собирается решить проблему или создать новые? И если это порождает новые вопросы, разве возможные плюсы перевешивают минусы?

Нацельтесь на:


  • Добавлении ценности

  • Упрощение

  • Решение проблемы

  • “За” должно быть больше, чем “против”


 

Не предполагайте – делайте наглядную карту-схему!

 

Отображение процессов состоит из размещения всех основных чувствительных точек, пользовательских поездок и непредвиденных обстоятельств, на которые может повлиять любая из сторон, участвующих в вашем мероприятии.

Если вы используете шаблон для управления своим мероприятием, можно использовать так называемые Структуры Рабочего Разбиения или подробные листы. Это очень эффективные отправные точки для отображения процесса. И это, иногда, все, что вам нужно!

 

План вашего мероприятия


Вот пример того, как может выглядеть лист процессов:






































процесскак технология может повысить стоимостькакие технологии следует использовать
Участники получают бейдж при регистрацииУскорить процесс полученияраспознавание лица

специальный “маяки”

специальные само-обслуживаемые киоски

Конец сессии - перерывИнформировать участников, что будет дальшеМобильное приложение или специальная программа у персонала мероприятия, объявляющая что будет далее
Продажа билетов на ранней стадииПредложение специальных скидок для друзей и коллегСпециальная регистрационное ПО со встроенным механизмом социальных продаж и реферальные ссылки
Основной, ключевой докладСоздание вокруг него “эффекта ожидания” и дальнейшее заполнение залаВсплывающие уведомления или смс, предупреждающие о спикере и месте
Сессия вопрос/ответНекоторые участники стесняются спросить, но очень хотятСпециальные мобильные приложения для взаимодействия или сходные для анонимного сбора мнений и вопросов
отслеживание трафика на выставочном стендепредложите участникам более последовательную и надежную аналитикуСпециальные отслеживающие напольные маты, следящие маяки или камеры

 

Не спешите с новыми технологиями


Просматривая целиком картину вашего мероприятия, вы можете легко определить возможные области для внедрения разных технологий, которые наверняка принесут пользу посетителям. А в большинстве случаев планирование начинается сразу с технологии - вместо того, чтобы начать с проблем, которые и пытаться решить, и понимания, какую пользу принесут участникам эти решения.

Начиная с «почему», вы всегда будет двигаться в правильном направлении.

МОЖЕТ ЛИ ОДНА ТЕХНОЛОГИЯ РЕШИТЬ НЕСКОЛЬКО ЗАДАЧ?


Опытному профессионалу будет довольно легко указать основные области, где требуется дополнительная помощь. С другой стороны, менее опытные планировщики событий обнаружат, что сопоставление всех задач в процессе может дать гораздо более ясный визуальный способ.

Нет необходимости слишком подробно разбираться в этом процессе. Также лучше избегать неопределенных областей. Если преимущество взаимодействия с технологией не является очевидным, то это означает, что оно малоценно. Кроме того, если проблемы, связанные с техническими решениями. Если их больше, чем преимуществ – то скорее стоит отказаться от них.

Согласование какого-либо процесса с выгодой должно быть моментом “ага!”, характеризующимся эффективным и ясным ощутимым результатом для заинтересованного лица.

 

Время принятий решений. Держите руку на пульсе


После того, как вы провели разные исследования, оценили возможности, пришло время для решения. Процесс его принятия может быть разбит на четыре основные части:

СОГЛАСОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ И КОРОТКИЙ ЛИСТ ТЕХНОЛИГИЧЕСКИХ ВАРИАНТОВ

Определитесь, что вам нужно достичь, используя новые технологии и сравните их по способности достичь поставленных целей.

 

ОЦЕНКА ТЕХНОЛОГИИ СОБЫТИЙ И ПОСТАВЩИКОВ

Организуйте проверку технологии на свое усмотрение, не удовлетворяйтесь показанным вам демо, кейсами и тп. Обязательно изучите варианты поддержки и интеграцию с другими инструментами. Возможно, самое главное - расчет общей стоимости реализации.

 

ВЫБОР ЛУЧШЕГО ИНСТРУМЕНТА

После того как вы выбрали лучший инструмент, работайте с поставщиком, для преодоления любых оставшихся проблем, которые могут возникнуть при реализации. Убедитесь, что он на вашей стороне и поможет вам представить новую технологию вашим коллегам или посетителям.

 

ПЛАН B

Не сразу отбрасывайте “старый” путь и все, что связано с ним, как только чернила высохнут по новому соглашению. Если технология на деле не выполняет свои обещания, убедитесь, что у вас есть резервный план действий.

 

Если нельзя измерить что-то, то оно и не существует


ОЦЕНКА УСПЕХА И ROI

Очень важно измерять эффективность инструментов, которые вы используете для достижения своих целей в том или ином мероприятии:

 

СПЕЦИФИЧНОСТЬ

Чаще всего технология – это инструмент для сглаживания процессов. Точно определяя, что вы измеряете, почему вы это измеряете и как, вы сможете постоянно совершенствовать процессы с течением времени.

 

ПАРТНЕРСТВО

Убедитесь, что на этапе закупок поставщики технологий будут рядом с вами, поддерживая все ваши измерения. Это должно быть частью договора. В подобной конкурентной среде как организация событий, где ответственность и отчетность - это все, нельзя игнорировать такую ​​деталь.

 

ПОСМОТРИТЕ ВСЕ МЕТРИКИ

Крайне важно начинать с правильных ключевых показателей эффективности и рамок в измерениях, прежде чем двигаться вперед. Особенно это относится к любой категории или инструменту, предназначенному для внутренних дел. Получение представления обо всех ваших текущих процессах (время, трудности и эффективность) имеет первостепенное значение для последующего сравнительного анализа.

 

ИЗБЕГАЙТЕ ПРЕДВЗЯТОСТИ О ТЕХНОЛОГИЯХ

Постепенно внедряйте внутренние технологии с теми членами вашей команды, которые знакомы, понимают и более склонны к разным, новым и не очень, технологиям. Они сразу смогут сказать, полезен ли инструмент или нет, причем объективно. Постепенная реализация, внедрение инструментов и с нужными людьми является ключевым моментом. Такой же подход применяется и к внешним, ориентированным на посетителя инструментам.

 

ЯСНОСТЬ В ОТЧЕТАХ

Сделайте ясность девизом стратегии выбора и использования. Не пользуйтесь в оценках только пользовательским мнением и опытом для какого-либо выбранного инструмента. Убедитесь, что компания, с которой вы решили работать, может дать вам все важные живые показатели, которые помогут в дальнейшем анализе и что она сосредоточена на тех же преимуществах, которые вы предлагаете своим заинтересованным сторонам.

 

Как преодолеваются самые сильные страхи насчет технологий и их использования


Бывает так, что при организации мероприятий есть клиенты или “босс”, которые боятся новых инструментов и технологий. Часто задача заключается в том, чтобы объективно и правильно донести до людей информацию о них и посмотреть какие плюсы и перспективы они принесут.

Вот наиболее распространенные страхи:

Разное программное обеспечение (сложное или нет) для событий может быть отталкивающим

И весьма вероятно, что любая технология, внедренная в мероприятие, будет использоваться в сочетании с другими технологиями или программным обеспечением. Перспектива сложных дорогостоящих переносов данных может стать больным вопросом для клиентов - особенно, если данные должны обрабатываться между приложениями.

 

Избегайте чрезмерных усложнений:


  • Убедитесь, что ваша новая технология (оборудование, ПО и тп) хорошо интегрируется с тем программным обеспечением, которое уже использует ваш клиент.

  • Некоторые сложности неизбежны - убедитесь, что клиент достаточно образован и сопровождается вами касательно внедренной технологии.

  • Знайте технологические ограничения своего клиента также, как и ограничения своих инструментов.

  • Если не пробовать и не тестировать инструмент, то как узнать, что он будет работать?

  • Очевидно, что Клиенты не хотят быть подопытными. Убедить кого-то использовать технологию проще, если вы сами являетесь сильным пользователем какой-либо технологии.


 

Дайте вашим клиентам уверенность:


  • Никогда не используйте клиента как морскую свинку для совершенно неизвестных технологий

  • Предлагайте инструмент, если вы точно знаете, что он будет работать: проверенный послужной список успешных применений и реализаций, а также обмен данными со сведениями о преимуществах будет только способствовать доверию.

  • Предложенная вами технология должна отвечать потребностям Клиентов

  • Важно знать и понимать цели Клиента. Они чаще всего не хотят использовать технологию ради технологии. Приятно, конечно, иметь на вооружении новейшие решения, но они ничего не стоит, если не помогают Клиенту достичь своих высот.


 

Помогайте вашему Клиенту выполнить свои задачи:


  • Полностью поймите цели вашего клиента – зачем именно им нужна та или иная технология?

  • Убедитесь, что клиент понимает бизнес-причину принятия технологии.

  • Докажите - покажите клиенту, как технология работает с реальными примерами.


 

Технология очень дорогая! 

Расходы сами по себе не являются препятствием для сделки, но вот расходы без возврата, без эффекта или c “мутным” возвратом неприемлемы для большинства предприятий. Даже для тех, кто имеет большие средства.

Устраните затраты:


  • Убедитесь, что Клиент точно знает общую стоимость

  • Поделитесь прогнозом о том, каким образом ваш Клиент увидит возврат инвестиций

  • Расскажите о предыдущих успешных историях, связанных с той или иной технологией


 

Обучение новым технологиям будет сложно или даже непреодолимо

Изучение новых инструментов часто требует больших затрат времени и может стать затруднительным делом. Будет еще более проблематично, если не ясно, сколько знаний потребуется для внедрения и использования новой технологии.

Успокойте опасения касаемо “кривой обучения”:


  • Убедитесь, что ваш клиент знает, чего ожидать от обучения новой платформе или технологии.

  • Будьте предельно откровенны в отношении количества требуемого на это времени, для предотвращения помех в будущем.

  • Обеспечьте своему Клиенту поддержку на необходимом уровне и сохраняйте ее как гарантию.


 

9 трендов, которые трансформируют ваше мероприятие уже сегодня


Распознавание лиц

Как часть автономного приложения или будучи развернутой через существующую инфраструктуру приложений – эта технология влияет на управление гостями мероприятия на нескольких уровнях, включая безопасность и управление целой толпой людей, с проверкой и регистрацией.

Поскольку эта технология уже проникала в сердце решений многих сложных проблем современных событий, она должна быть в списке приоритетов современного события.

 

Расширенная реальность для спонсорства

Интернет-маркетинг подтолкнул необходимость подотчетности, ощутимости и отдачи от каждого рубля инвестиций. Дополнительным преимуществом технологии является измеримость. Метрики и собранные данные возвращаются вашим спонсорам для подтверждения ROI.

 

Ненавязчивое отслеживание участников с помощью умных полов или ковриков

Смарт-коврики и физические объекты можно стратегически разместить на месте мероприятия. Вы сможете сразу увидеть положительные стороны такого подхода, когда вы пытаетесь обосновать размещение ваших экспонентов или спонсорам.

Они могут быть стратегически размещены в тех областях, которые нуждаются в наиболее сильном измерении, и предлагают неназойливый, анонимный и надежный источник данных для передачи вашим спонсорам или, например, потенциальным спонсорам.

 

Виртуальный консьерж

Чатботы и голосовые платформы помогают экономить на дополнительных сотрудниках для мероприятий. Добровольцы и временный персонал часто требуют невероятного количества тренировок. А большую часть своего рабочего времени они используют, отвечая на часто задаваемые вопросы.

Чатботы имеют хорошие возможности для быстрого ответа на подобные вопросы и представляют собой быструю альтернативу приложениям событий, где информационный процесс может быть сложным.

 

Обратная связь с Клиентами мероприятия через чатботы

Рынок чатов быстро развивается. Чатботы предлагают интересный способ для обратной связи при проведении мероприятий. Они представляют собой непрерывные каналы, которые собирают взаимодействия на любом этапе события.

Это, как правило, безопасная, анонимная среда, чтобы люди могли расслабится и действительно сообщить, что думают о том или ином аспекте события.

Часто гораздо проще быть честным в окне чата, чем перед реальным человеком. Чатботы также предлагают и маркетинговые возможности, поскольку они могут подключаться к социальным профилям и работать, например, с facebook.

 

Маркетинговая разведка с помощью зарядных станций для смартфонов

Мы живем в условиях кризиса батарей у смартфонов. Часто ли вы видите волнующиеся лица посетителей по всему миру, когда они приближаются к 5% заряда своей батареи?

Специальные зарядные станции также предоставляют возможность для обмена сообщениями и спонсорскими предложениями, наряду с получением данных от использования (для ROI, например).

 

Распознавание голоса

Поскольку голосовые инструменты, такие как подкасты, живут второй жизнью, голосовая активация, по-видимому, является самой сильной точкой контакта для аудиторий с технологической точки зрения. Помощники с голосом становятся умнее и почти сразу понимают, что у нас на уме.

Как только голосовые протоколы будут открыты, вся существующая инфраструктура приложений в технологии событий будет в значительной степени полагаться на голос.

Независимо от того, является ли такое распознавание обычным мобильным приложением или чатботом, голос всегда будет более быстрым способом, чтобы запросить информацию или предоставить обратную связь.

Мероприятия и их участники чувствительны к времени. И порой они требуют скорости. Открытие приложений, поиск соответствующего экрана, ввод в чат - требуют минут, а они – нередко большая проблема в отношении событий.

 

Живое видео 360

Живое видео на 360 градусов или то, что многие называют «виртуальной реальностью», использует технологии для преодоления препятствий, создает новые возможности для профессионалов.

Мы можем почувствовать себя на стадионе, наблюдая за игрой или испытывать чувства оратора на конференции, участники которой смотрят на нас. Или можно взаимодействовать с присутствующим участником, сидящим рядом с нами в третьем измерении. Эта технология предлагает осязаемые возможности для дистанционного обслуживания.

 

“Борьба” с пустыми местами

Профессиональные организаторы мероприятий решают проблемы с незаполненными залами, участвуя в вторичных рынках билетов. Пустые места наносят ущерб артистам и исполнителям, и в то же время – порой и некоторые участники просто не могут прийти. Это проблемы, присущие многим событиям. И хорошая технология должна и может тут помочь.

1

Ищете инфо по организациям, проводящим мероприятия, новые идеи и тренды или самостоятельно, в рамках своей компании, организуете и проводите разные события? Мы расскажем вам о разных и, порой, весьма чувствительных моментах, а также о том, как предвосхитить ошибки и страхи.

 

Содержание:

  1. Вы совершаете эти ошибки при подготовке к вашему мероприятию?
  2. 5 шагов для удачного внедрения новых технологий на мероприятие
  3. Как преодолеваются самые сильные страхи, связанные с технологиями и их использованием
  4. 9 трендов, которые трансформируют ваше мероприятие уже сегодня

 

Ошибки при подготовке к мероприятию

Современная организация встреч должна быть довольно искусной в использовании технологий для проведения, продвижения и поддержки. Однако, с постоянно меняющимся технологическим ландшафтом и новинками, это не всегда легко.

Ниже приведем некоторые из распространенных ошибок и способы как их избежать:

 

Не следуйте неясным целям — сосредоточьтесь на необходимом

Прежде чем взять на вооружение новую технологию, найдите время, чтобы точно понять, что вы действительно хотите, каковы задачи. Составьте список имеющихся ключевых проблем, болевых точек и ожиданий. Неясные цели могут привести к чрезмерному возбуждению и раннему внедрению технологий, им несоответствующих. Или даже технофобии, нежеланию использовать новые инструменты.

Создайте список того, что ищете, и разделите его на «должны иметь» и «хорошо бы иметь». Это поможет справиться с задачей и не даст отвлечься на вещи, которые вам действительно не нужны.

 

Выделите время, чтобы понять и, если надо, внедрить новые технологии

Всегда следите, чтобы у вас было достаточно времени для тщательного проведения исследований, тестирования программного обеспечения, оценки предложений и переговоров с разными поставщиками. Решение о том, какое программное обеспечение нужно использовать может быть нелегким выбором. Есть сотни разных технологий на выбор, и может сложится так, будто вы изучаете новый язык, когда пытаетесь понять все их.

После того, как вы выбрали свою технологию — следующие этапы:

  • Внедрение
  • Обучение
  • Тестирование
  • Поддержка.

Каждый из этих шагов занимает определенное время, и нужно быть готовым к кривой обучения. Ускорить его часто можно с использованием уже готового программного обеспечения, в котором уже все есть и готово к запуску.

 

Избегайте технических накладок или даже катастроф. Пользуйтесь услугами надежных поставщиков

Найдите компании с отличной репутацией и не бойтесь работать с небольшими агентствами. Дело в качестве! Многие из этих компаний имеют большую страсть, приверженность к делу и креативность. Посмотрите отзывы, рекомендации и примеры, кейсы их мероприятий.

Доверяйте советам такой компании. Объясните, чего вы хотите достичь, а не как именно! Вы являетесь экспертом в своем деле, а они — в области технологий. Дайте людям возможность показать себя профессионально.

 

Измеряйте эффективность события в соответствии с поставленными целями

Убедитесь, что анализ отражает цели вашего мероприятия. Например, если вы используете технологию для создания более эффективного процесса регистрации, можно смотреть на время регистрации или как долго люди рассаживаются по местам.

Учитывая, сколько времени и денег вы заложили в технологии, теперь нужно знать, выполняют ли они свою работу. Вам также нужна обратная связь в реальном времени, для оперативного внесения исправлений. К примеру, если у вас большой трафик на сайте, но на деле мало кто регистрируется на мероприятие.

 

Локальное тестирование для предотвращения отключений Wi-Fi

Выясните, какой трафик требуется вашему мероприятию, и сравните с имеющимся. Ошибочно предполагать, что изначально будет отличный Wi-Fi. В дополнение к потребностям, учитывайте и технически подкованную аудиторию, которая может использовать несколько устройств.

Выполните на месте тест скорости. Оптимизируйте WiFi-доступ, и, если все же не удается ничего существенно изменит, подумайте о найме отдельной компании, для создания и настройки своей собственной точки доступа.

 

Осуществляйте обучение и техподдержку участников

Каждый момент, в котором ваши участники взаимодействуют на мероприятии должен быть для них понятен и прост, насколько это возможно. Не у всех одинаковый уровень технических навыков, а некоторые могут быть полными техно-фобами.

В случае необходимости, нужно обучать и поддерживать участников.

 

5 шагов для удачного внедрения новых технологий на мероприятие

Быть может, у вас есть своя разработанная стратегия. И одна из самых раздражающих практик, так называемых “эксперт в области…” — довести вас до смерти с помощью разных деловых советов.

То, что вы действительно хотите — реальные практические советы, для получения конкурентного преимущества. А не базовый бизнес-курс.

Разве вы не раздражаетесь, когда купили какой-нибудь гаджет онлайн и он не работает или просто не служит той цели, для которой его приобрели? То же самое относится и организации мероприятий, с той лишь разницей, что вы не можете вернуть время и ресурсы, вложенные в программу.

 

Если вы хотите преуспеть с технологиями, прекратите ДЕЛАТЬ и начинать ДУМАТЬ

События стали более комплексными, сложными. Технология и растущие угрозы безопасности — лишь некоторые из дополнений к растущему списку непредвиденных обстоятельств, о которых должны позаботиться организаторы мероприятия.

Без стратегического видения, большинство элементов процесса планирования неизбежно будут под угрозой. Это и оборудование, и спикеры, и управление самим местом проведения. Конечно, можно полагаться на большой опыт в некоторых областях, увернуться от некоторых засад, но если мы будем лишь реагировать вместо заранее подготовленного плана, то вероятным результатом будет неудача, в том или ином виде. Таким образом, важно придерживаться стратегии.

 

Начнем с “почему”

Почему следует использовать именно эту новую технологию на следующем мероприятии? Ответ очень важен. Фактически, те, у кого есть конкретный звуковой ответ, обычно потом и преуспевают.

Вы должны принести пользу посетителям, вашей команде или персоналу по планированию, заинтересованным сторонам: компании, спонсорам, экспонентам, артистам, исполнителям и тд.

Спросите себя: Я приношу ценность участникам, моей команде или заинтересованным сторонам?

Если ответ отрицательный, переходите дальше. Не нужно верить шумихе, пробовать последнюю “крутую вещь”, доверять очаровательным продавцам или быть технически подкованным. Если нет никакой практической ценности — нет необходимости и заниматься этим.

 

Иногда необходимости в технологии нет

Нужно использовать какую-то технологию для события? Одной из наиболее часто возникающих причин ее принятия является та, что на выбор влияют мода и давление со стороны коллег, а не результат продуманного анализа.

Результаты такого подхода обычно разочаровывают. А это и низкий ROI, коэффициент возврата инвестиций, обычно порождает порочный круг недоверия к реальной стоимости технологии.

Не все участники мероприятия будут одинаковы. Некоторые аудитории не используют технологии и возможности внутри или за пределами своей личной сферы, не заинтересованы в этом. Поэтому запуск технологической программы для них будет представлять собой неудачную тактику.

 

Вот те компоненты, составляющие порочный круг:

 

Слабые уникальные торговые предложения

  • Конкуренты использует технологию, поэтому и мы тоже должны
  • Коллега сказал, что эти мобильные приложения — классные
  • Я где-то читал, что VR – это следующая “большая вещь”, и она обязательно “стрельнет”

 

Ложная потребность

  • Чатбот сделает мое событие успешным
  • Я, наконец, продам больше билетов, используя Big Data
  • С потоковым вещанием мы будем восприниматься высокотехнологичными и актуальными

 

Отсутствие измерений и чистых целей

  • Мы не уверены, что именно этот инструмент нам принесет, но все будет положительным
  • Правильно выбранная технология точно означает, что все будут счастливы

 

Высокие ожидание в отсутствие поддержки

  • Мы ожидаем отличных результатов от нашей технической программы
  • Мы не знаем, как мы будем общаться с ней, но участники примут ее – и это будет большой успех

 

Когнитивный диссонанс

  • Низкое понимание
  • Отрицательная обратная связь
  • Отсутствие технической осведомленности у аудитории
  • Грубые технические ошибки

 

Негативное отношение к технологии

  • Технология — пустая трата времени
  • Мы потратили много денег в прошлом, ROI = 0
  • Мы больше никогда снова не будем инвестировать в технологию
  • Лучше делать то, что мы всегда делали

 

Самый лучший секрет. Ценность

Как выглядит процесс принятия решений, ориентированный на ценность? Очень просто. Вы задаете себе тот же вопрос — добавляю ли я ценность тем или этим элементом, инструментов и тд? Будь то участники, спонсоры, босс, коллеги, местные власти, докладчики, исполнители, поставщики — вы добавляете ценность с помощью внедрения определенной технологии событий?

Подумайте, вы добавляете больше уровней сложности или упрощаете вещи? Эта технология собирается решить проблему или создать новые? И если это порождает новые вопросы, разве возможные плюсы перевешивают минусы?

Нацельтесь на:

  • Добавлении ценности
  • Упрощение
  • Решение проблемы
  • “За” должно быть больше, чем “против”

 

Не предполагайте – делайте наглядную карту-схему!

 

Отображение процессов состоит из размещения всех основных чувствительных точек, пользовательских поездок и непредвиденных обстоятельств, на которые может повлиять любая из сторон, участвующих в вашем мероприятии.

Если вы используете шаблон для управления своим мероприятием, можно использовать так называемые Структуры Рабочего Разбиения или подробные листы. Это очень эффективные отправные точки для отображения процесса. И это, иногда, все, что вам нужно!

 

План вашего мероприятия

Вот пример того, как может выглядеть лист процессов:

процесскак технология может повысить стоимостькакие технологии следует использовать
Участники получают бейдж при регистрацииУскорить процесс полученияраспознавание лица

специальный “маяки”

специальные само-обслуживаемые киоски

Конец сессии — перерывИнформировать участников, что будет дальшеМобильное приложение или специальная программа у персонала мероприятия, объявляющая что будет далее
Продажа билетов на ранней стадииПредложение специальных скидок для друзей и коллегСпециальная регистрационное ПО со встроенным механизмом социальных продаж и реферальные ссылки
Основной, ключевой докладСоздание вокруг него “эффекта ожидания” и дальнейшее заполнение залаВсплывающие уведомления или смс, предупреждающие о спикере и месте
Сессия вопрос/ответНекоторые участники стесняются спросить, но очень хотятСпециальные мобильные приложения для взаимодействия или сходные для анонимного сбора мнений и вопросов
отслеживание трафика на выставочном стендепредложите участникам более последовательную и надежную аналитикуСпециальные отслеживающие напольные маты, следящие маяки или камеры

 

Не спешите с новыми технологиями

Просматривая целиком картину вашего мероприятия, вы можете легко определить возможные области для внедрения разных технологий, которые наверняка принесут пользу посетителям. А в большинстве случаев планирование начинается сразу с технологии — вместо того, чтобы начать с проблем, которые и пытаться решить, и понимания, какую пользу принесут участникам эти решения.

Начиная с «почему», вы всегда будет двигаться в правильном направлении.

МОЖЕТ ЛИ ОДНА ТЕХНОЛОГИЯ РЕШИТЬ НЕСКОЛЬКО ЗАДАЧ?

Опытному профессионалу будет довольно легко указать основные области, где требуется дополнительная помощь. С другой стороны, менее опытные планировщики событий обнаружат, что сопоставление всех задач в процессе может дать гораздо более ясный визуальный способ.

Нет необходимости слишком подробно разбираться в этом процессе. Также лучше избегать неопределенных областей. Если преимущество взаимодействия с технологией не является очевидным, то это означает, что оно малоценно. Кроме того, если проблемы, связанные с техническими решениями. Если их больше, чем преимуществ – то скорее стоит отказаться от них.

Согласование какого-либо процесса с выгодой должно быть моментом “ага!”, характеризующимся эффективным и ясным ощутимым результатом для заинтересованного лица.

 

Время принятий решений. Держите руку на пульсе

После того, как вы провели разные исследования, оценили возможности, пришло время для решения. Процесс его принятия может быть разбит на четыре основные части:

СОГЛАСОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ И КОРОТКИЙ ЛИСТ ТЕХНОЛИГИЧЕСКИХ ВАРИАНТОВ

Определитесь, что вам нужно достичь, используя новые технологии и сравните их по способности достичь поставленных целей.

 

ОЦЕНКА ТЕХНОЛОГИИ СОБЫТИЙ И ПОСТАВЩИКОВ

Организуйте проверку технологии на свое усмотрение, не удовлетворяйтесь показанным вам демо, кейсами и тп. Обязательно изучите варианты поддержки и интеграцию с другими инструментами. Возможно, самое главное — расчет общей стоимости реализации.

 

ВЫБОР ЛУЧШЕГО ИНСТРУМЕНТА

После того как вы выбрали лучший инструмент, работайте с поставщиком, для преодоления любых оставшихся проблем, которые могут возникнуть при реализации. Убедитесь, что он на вашей стороне и поможет вам представить новую технологию вашим коллегам или посетителям.

 

ПЛАН B

Не сразу отбрасывайте “старый” путь и все, что связано с ним, как только чернила высохнут по новому соглашению. Если технология на деле не выполняет свои обещания, убедитесь, что у вас есть резервный план действий.

 

Если нельзя измерить что-то, то оно и не существует

ОЦЕНКА УСПЕХА И ROI

Очень важно измерять эффективность инструментов, которые вы используете для достижения своих целей в том или ином мероприятии:

 

СПЕЦИФИЧНОСТЬ

Чаще всего технология – это инструмент для сглаживания процессов. Точно определяя, что вы измеряете, почему вы это измеряете и как, вы сможете постоянно совершенствовать процессы с течением времени.

 

ПАРТНЕРСТВО

Убедитесь, что на этапе закупок поставщики технологий будут рядом с вами, поддерживая все ваши измерения. Это должно быть частью договора. В подобной конкурентной среде как организация событий, где ответственность и отчетность — это все, нельзя игнорировать такую ​​деталь.

 

ПОСМОТРИТЕ ВСЕ МЕТРИКИ

Крайне важно начинать с правильных ключевых показателей эффективности и рамок в измерениях, прежде чем двигаться вперед. Особенно это относится к любой категории или инструменту, предназначенному для внутренних дел. Получение представления обо всех ваших текущих процессах (время, трудности и эффективность) имеет первостепенное значение для последующего сравнительного анализа.

 

ИЗБЕГАЙТЕ ПРЕДВЗЯТОСТИ О ТЕХНОЛОГИЯХ

Постепенно внедряйте внутренние технологии с теми членами вашей команды, которые знакомы, понимают и более склонны к разным, новым и не очень, технологиям. Они сразу смогут сказать, полезен ли инструмент или нет, причем объективно. Постепенная реализация, внедрение инструментов и с нужными людьми является ключевым моментом. Такой же подход применяется и к внешним, ориентированным на посетителя инструментам.

 

ЯСНОСТЬ В ОТЧЕТАХ

Сделайте ясность девизом стратегии выбора и использования. Не пользуйтесь в оценках только пользовательским мнением и опытом для какого-либо выбранного инструмента. Убедитесь, что компания, с которой вы решили работать, может дать вам все важные живые показатели, которые помогут в дальнейшем анализе и что она сосредоточена на тех же преимуществах, которые вы предлагаете своим заинтересованным сторонам.

 

Как преодолеваются самые сильные страхи насчет технологий и их использования

Бывает так, что при организации мероприятий есть клиенты или “босс”, которые боятся новых инструментов и технологий. Часто задача заключается в том, чтобы объективно и правильно донести до людей информацию о них и посмотреть какие плюсы и перспективы они принесут.

Вот наиболее распространенные страхи:

Разное программное обеспечение (сложное или нет) для событий может быть отталкивающим

И весьма вероятно, что любая технология, внедренная в мероприятие, будет использоваться в сочетании с другими технологиями или программным обеспечением. Перспектива сложных дорогостоящих переносов данных может стать больным вопросом для клиентов — особенно, если данные должны обрабатываться между приложениями.

 

Избегайте чрезмерных усложнений:

  • Убедитесь, что ваша новая технология (оборудование, ПО и тп) хорошо интегрируется с тем программным обеспечением, которое уже использует ваш клиент.
  • Некоторые сложности неизбежны — убедитесь, что клиент достаточно образован и сопровождается вами касательно внедренной технологии.
  • Знайте технологические ограничения своего клиента также, как и ограничения своих инструментов.
  • Если не пробовать и не тестировать инструмент, то как узнать, что он будет работать?
  • Очевидно, что Клиенты не хотят быть подопытными. Убедить кого-то использовать технологию проще, если вы сами являетесь сильным пользователем какой-либо технологии.

 

Дайте вашим клиентам уверенность:

  • Никогда не используйте клиента как морскую свинку для совершенно неизвестных технологий
  • Предлагайте инструмент, если вы точно знаете, что он будет работать: проверенный послужной список успешных применений и реализаций, а также обмен данными со сведениями о преимуществах будет только способствовать доверию.
  • Предложенная вами технология должна отвечать потребностям Клиентов
  • Важно знать и понимать цели Клиента. Они чаще всего не хотят использовать технологию ради технологии. Приятно, конечно, иметь на вооружении новейшие решения, но они ничего не стоит, если не помогают Клиенту достичь своих высот.

 

Помогайте вашему Клиенту выполнить свои задачи:

  • Полностью поймите цели вашего клиента – зачем именно им нужна та или иная технология?
  • Убедитесь, что клиент понимает бизнес-причину принятия технологии.
  • Докажите — покажите клиенту, как технология работает с реальными примерами.

 

Технология очень дорогая! 

Расходы сами по себе не являются препятствием для сделки, но вот расходы без возврата, без эффекта или c “мутным” возвратом неприемлемы для большинства предприятий. Даже для тех, кто имеет большие средства.

Устраните затраты:

  • Убедитесь, что Клиент точно знает общую стоимость
  • Поделитесь прогнозом о том, каким образом ваш Клиент увидит возврат инвестиций
  • Расскажите о предыдущих успешных историях, связанных с той или иной технологией

 

Обучение новым технологиям будет сложно или даже непреодолимо

Изучение новых инструментов часто требует больших затрат времени и может стать затруднительным делом. Будет еще более проблематично, если не ясно, сколько знаний потребуется для внедрения и использования новой технологии.

Успокойте опасения касаемо “кривой обучения”:

  • Убедитесь, что ваш клиент знает, чего ожидать от обучения новой платформе или технологии.
  • Будьте предельно откровенны в отношении количества требуемого на это времени, для предотвращения помех в будущем.
  • Обеспечьте своему Клиенту поддержку на необходимом уровне и сохраняйте ее как гарантию.

 

9 трендов, которые трансформируют ваше мероприятие уже сегодня

Распознавание лиц

Как часть автономного приложения или будучи развернутой через существующую инфраструктуру приложений – эта технология влияет на управление гостями мероприятия на нескольких уровнях, включая безопасность и управление целой толпой людей, с проверкой и регистрацией.

Поскольку эта технология уже проникала в сердце решений многих сложных проблем современных событий, она должна быть в списке приоритетов современного события.

 

Расширенная реальность для спонсорства

Интернет-маркетинг подтолкнул необходимость подотчетности, ощутимости и отдачи от каждого рубля инвестиций. Дополнительным преимуществом технологии является измеримость. Метрики и собранные данные возвращаются вашим спонсорам для подтверждения ROI.

 

Ненавязчивое отслеживание участников с помощью умных полов или ковриков

Смарт-коврики и физические объекты можно стратегически разместить на месте мероприятия. Вы сможете сразу увидеть положительные стороны такого подхода, когда вы пытаетесь обосновать размещение ваших экспонентов или спонсорам.

Они могут быть стратегически размещены в тех областях, которые нуждаются в наиболее сильном измерении, и предлагают неназойливый, анонимный и надежный источник данных для передачи вашим спонсорам или, например, потенциальным спонсорам.

 

Виртуальный консьерж

Чатботы и голосовые платформы помогают экономить на дополнительных сотрудниках для мероприятий. Добровольцы и временный персонал часто требуют невероятного количества тренировок. А большую часть своего рабочего времени они используют, отвечая на часто задаваемые вопросы.

Чатботы имеют хорошие возможности для быстрого ответа на подобные вопросы и представляют собой быструю альтернативу приложениям событий, где информационный процесс может быть сложным.

 

Обратная связь с Клиентами мероприятия через чатботы

Рынок чатов быстро развивается. Чатботы предлагают интересный способ для обратной связи при проведении мероприятий. Они представляют собой непрерывные каналы, которые собирают взаимодействия на любом этапе события.

Это, как правило, безопасная, анонимная среда, чтобы люди могли расслабится и действительно сообщить, что думают о том или ином аспекте события.

Часто гораздо проще быть честным в окне чата, чем перед реальным человеком. Чатботы также предлагают и маркетинговые возможности, поскольку они могут подключаться к социальным профилям и работать, например, с facebook.

 

Маркетинговая разведка с помощью зарядных станций для смартфонов

Мы живем в условиях кризиса батарей у смартфонов. Часто ли вы видите волнующиеся лица посетителей по всему миру, когда они приближаются к 5% заряда своей батареи?

Специальные зарядные станции также предоставляют возможность для обмена сообщениями и спонсорскими предложениями, наряду с получением данных от использования (для ROI, например).

 

Распознавание голоса

Поскольку голосовые инструменты, такие как подкасты, живут второй жизнью, голосовая активация, по-видимому, является самой сильной точкой контакта для аудиторий с технологической точки зрения. Помощники с голосом становятся умнее и почти сразу понимают, что у нас на уме.

Как только голосовые протоколы будут открыты, вся существующая инфраструктура приложений в технологии событий будет в значительной степени полагаться на голос.

Независимо от того, является ли такое распознавание обычным мобильным приложением или чатботом, голос всегда будет более быстрым способом, чтобы запросить информацию или предоставить обратную связь.

Мероприятия и их участники чувствительны к времени. И порой они требуют скорости. Открытие приложений, поиск соответствующего экрана, ввод в чат — требуют минут, а они – нередко большая проблема в отношении событий.

 

Живое видео 360

Живое видео на 360 градусов или то, что многие называют «виртуальной реальностью», использует технологии для преодоления препятствий, создает новые возможности для профессионалов.

Мы можем почувствовать себя на стадионе, наблюдая за игрой или испытывать чувства оратора на конференции, участники которой смотрят на нас. Или можно взаимодействовать с присутствующим участником, сидящим рядом с нами в третьем измерении. Эта технология предлагает осязаемые возможности для дистанционного обслуживания.

 

“Борьба” с пустыми местами

Профессиональные организаторы мероприятий решают проблемы с незаполненными залами, участвуя в вторичных рынках билетов. Пустые места наносят ущерб артистам и исполнителям, и в то же время – порой и некоторые участники просто не могут прийти. Это проблемы, присущие многим событиям. И хорошая технология должна и может тут помочь.

По всем вопросам в подготовке, проведению и сопровождению мероприятий разного рода — от небольших частных, таких как детский День Рождения, выписка из роддома, до крупных общественных наподобие тематических выпускных в школе и детском саду, корпоративов, шоу, мастер классов, свадеб наша команда Море Радости готова всесторонне вам помочь.

 

Задавайте вопросы в онлайн-форме на нашем сайте, по почте zakaz@more-radosti.ru или звоните по телефону +7 (495) 765 17 97.

 

 

 

У Вас есть вопросы?

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Фото
Видео
Отзывы
Ксения Кудрявцева, ПАО Сбербанк

—"ПАО «Сбербанк России» выражает Вам и Вашему коллективу искреннюю благодарность и признательность за высококачественную организацию и проведение новогодних мастер-классов для сотрудников Банка. Хочется отметить профессионализм, восприимчивость к пожеланиям, оперативную и качественную подготовку в организации мероприятия, все это заслуживает высокой оценки, свидетельством которой являются положительные отзывы наших сотрудников."

Администрация г. Красногорск

—"Администрация городского поселения Красногорск выражает благодарность компании ООО «Море Радости»за высокий уровень профессионализма, неоценимый вклад в развитие культуры, за организацию и проведение праздничных мероприятий на территории городского поселения Красногорск с 2012 по 2016 год, и надеемся на дальнейшее сотрудничество."

Ирина Попова, ОАО РЖД

—"Благодарим компанию «Море Радости» за профессиональную организацию различных мероприятий для пансионата «Березовая роща»компании ОАО «РЖД». Все мероприятии прошли на высшем уровне, с оригинальными идеями, профессиональным исполнением и в отличном настроении. Мы и наши клиенты очень довольны! Желаем Вашей компании творческих успехов и процветания, и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество."

Сад Эрмитаж, г. Москва

—"Выражаем большую благодарность компании «Море Радости» за организацию и проведение мероприятия в парке Сад Эрмитаж «Герои на льду». Мероприятие прошло прекрасно, с оригинальным сюжетом и активными артистами. Всем гостям парка понравились активные программы, их профессиональная и оригинальная подача, а также созданная праздничная атмосфера."

Луиза, праздник "Асянди"

—"Искренне хочу поблагодарить «Море Радости» за наш волшебный День! Эмоции просто космические, Вы творите чудеса на праздниках! Спасибо Вам за интересный кулинарный мастер-класс, невероятные бумажное шоу, Фокусы, шоу мыльных пузырей- все на высшем уровне, спасибо за декорации и великолепный кенди бар, и конечно за уникальную программу «Корея-страна утренней свежести» специально созданную для нас! И Дети и родители в полном восторге и под огромным впечатлением! "

Гагарина Полина, певица.

—"Благодарю за организацию душевного концерта в ресторане "Балкон". Была рада такому теплому приему, большому количеству гостей, качественному техническому обеспечению, великолепным и вкусным блюдам и просто радостной атмосфере этого вечера. "

Хотите организовать качественное мероприятие?

Оставьте заявку и получите бесплатные советы и идеи

2011 - 2019 © Copyright. ООО "Море Радости".
Все права защищены.