Наша команда подготовила специальное руководство "300 вопросов организатора", которое поможет в организации крупного мероприятия. Эти списки и рекомендации созданы для вас в качестве полезных напоминаний и должны быть точнее адаптированы к конкретному событию, временным рамкам и процессам на нем. Оптимизируйте его к своим задачам и порядку работы.
Оставьте заявку на сайте и получите полный чек лист по организации мероприятия или читайте нашу статью.
Подготовка мероприятия
Основные вопросы по мероприятию
Какие цели вашего мероприятия? Какими должны быть результаты? Как будет выглядеть успех?
Когда планируется мероприятие? У вас есть несколько вариантов по дате? Какой лучший день?
Проверьте любые несоответствия с внутренними расписаниями и другими публичными мероприятиями.
Сколько гостей ожидается? Какое максимальное и минимальное число?
Определитесь с названием мероприятия, даже если это рабочее название. Его можно поменять.
Где будет происходить событие? Страна? Область? Город?
Кто будет основной командой, организующей мероприятие? Будет ли оно запущено самостоятельно, силами компании или вы прибегнете к услугам агентства?
Каков бюджет? Понадобятся ли дополнительные средства?
Это билетное событие? Ожидаемая стоимость билета?
Постоянно обновляйте заголовки бюджета, цифры и продажи билетов.
Определите, что вы в графике с точки зрения целей продаж или прибегните к дополнительным усилиям и вниманию, если необходимо.
1
Организация корпоративных мероприятий в Москве
Какие корпоративные мероприятия проводим
Новогодний Корпоратив
Тимбилдинги
Конференции
Семинары
Запуск продукта
Фокус-группа
Выставка, стенд на выставке
Трейд-шоу
Организация спортивных мероприятий в Москве
Какие спортивные мероприятия проводим:
Спортивный забег на 5 км, 10 км, 20 км
Вело забег с ориентированием
Лыжный забег с ориентированием
Гонка Героев
Соревнования по мини футболу
Веревочный курс
Организация массовых мероприятий в Москве
Какие массовые мероприятия мы организуем:
День города
Новогодние елки
Детские праздники
Творческие мастер классы
Обучающие квесты
Городские праздники
Советы по организации мероприятия
Наша команда подготовила специальное руководство «300 вопросов организатора», которое поможет в организации крупного мероприятия. Эти списки и рекомендации созданы для вас в качестве полезных напоминаний и должны быть точнее адаптированы к конкретному событию, временным рамкам и процессам на нем. Оптимизируйте его к своим задачам и порядку работы.
Оставьте заявку на сайте и получите полный чек лист по организации мероприятия или читайте нашу статью.
Подготовка мероприятия
Основные вопросы по мероприятию
Какие цели вашего мероприятия? Какими должны быть результаты? Как будет выглядеть успех?
Когда планируется мероприятие? У вас есть несколько вариантов по дате? Какой лучший день?
Проверьте любые несоответствия с внутренними расписаниями и другими публичными мероприятиями.
Сколько гостей ожидается? Какое максимальное и минимальное число?
Определитесь с названием мероприятия, даже если это рабочее название. Его можно поменять.
Где будет происходить событие? Страна? Область? Город?
Кто будет основной командой, организующей мероприятие? Будет ли оно запущено самостоятельно, силами компании или вы прибегнете к услугам агентства?
Каков бюджет? Понадобятся ли дополнительные средства?
Это билетное событие? Ожидаемая стоимость билета?
Постоянно обновляйте заголовки бюджета, цифры и продажи билетов.
Определите, что вы в графике с точки зрения целей продаж или прибегните к дополнительным усилиям и вниманию, если необходимо.
Поиск места проведения мероприятия и заключение договора
Поиск потенциальных мест проведения мероприятия. Составление короткого списка.
Проверка доступности мест на дату проведения и по стоимости.
Организация посещений этих мест.
Распределение бюджета с элементами доходов и расходов. Оцените параметры, где это необходимо, и замените их точными цифрами по мере их получения.
Это событие с платным участием, с разными ценами? Разработайте безупречный вариант.
Поиск возможных спикеров, артистов и специальных гостей. Проверка их “доступности”, того, как они подойдут для мероприятия, их интереса, сборы и расходы до того, как будут утверждены какие-либо даты.
Заранее переговорите со спонсорами, партнерами и другими заинтересованными сторонами насчет их возможного участия.
Переговоры с поставщиками услуг. Их цены и советы.
Решите, будете ли вы организовывать аудио/видео на мероприятии самостоятельно. Обсудите эту деталь с местом проведения, прежде чем подписывать контракт и терять силу в переговорах.
Договоритесь с местом проведения мероприятия обо всех условиях, правилах и специфике.
Убедитесь, что все ключевые люди компании забронировали дату проведения в своих календарях.
Координируйте возможные бронирования жилья и путешествий для гостей.
Подписание контракта с местом проведения.
Подтвердите цену на билеты и любые специфические вещи, такие как: скидки, тарифы на раннюю бронь, максимальное число билетов для покупки.
Получите разрешение от юридической команды и высшего руководства, по мере необходимости.
Управление проектом
Определите ключевые роли и обязанности персонала.
Определите основные этапы и дедлайны.
Определите специальные задачи и порядок действий, по мере необходимости.
Договоритесь по вопросам коммуникации с командой, отчетностей и ожиданий.
Программа мероприятия
Утвердите программу для мероприятия
Убедитесь, что обеспечено достаточное число перерывов и простоя, а тайминг реалистичен. Время, проведенное вне структурированных сеансов, может быть также весьма ценно.
Когда место проведения будет доступно для подготовки?
Когда гости смогут получить доступ к месту проведения?
Когда должно быть освобождено место проведения мероприятия?
Брендинг на мероприятии
Будет ли конкретный логотип у мероприятия?
Разработка линии брендинга и идентификации.
Соберите логотипы всех ключевых заинтересованных сторон, включая партнеров и спонсоров.
Учитывайте любые правила с точки зрения размещения логотипа и брендинга.
Какие возможности существуют для брендинга и разных вывесок в рамках мероприятия?
Каковы специфические форматы и дедлайны для разных предметов, например, цифровых вывесок.
Нужны ли баннеры, вывески, печатные панели, другие предметы, которые нужно спроектировать и распечатать?
Сайт и регистрация
Настройте должным образом сайт мероприятия и добавляйте детали по мере их появления.
Создайте процесс онлайн- регистрации. Даже если это бесплатное мероприятие, полезно иметь систему управления “приглашения/отказы”, информирования участников.
Место проведения мероприятия
Создайте макеты помещений и схемы, чтобы узнать максимальные и минимальные числа каждого параметра пространства и конфигурации.
Какова специфическая выгрузка/загрузка товара, парковка и информация о перемещении товаров, информацией о которых надо будет поделиться с персоналом, участниками выставки и поставщиками?
Имеется ли в этом месте оборудование: ножничные подъемники, вилочные погрузчики и операторы? Нужны ли они?
Запросите процедуры эвакуации в случае ЧП.
Обсудите специальные инструкции для гостей с ограниченными возможностями.
Подтвердите все ключевые точки контакта для процесса планирования и на день мероприятия.
Учтите крайний срок для завершения окончательного заказа банкетного мероприятия и сообщите окончательные подробности месту проведения.
Проверьте пропускную способность Wi-Fi. Если необходимо, увеличьте ее, обновите или найдите альтернативу.
Кейтеринг мероприятия
Рассмотрите и утвердите продукты питания и напитки.
Согласуйте тайм-ауты и вопросы обслуживания гостей.
Решите вопрос сведения к минимуму очередей и быстрого обслуживания?
Подтвердите окончательное количество питания и пищевые требования.
Каковы указания для персонала, сотрудников и VIP-питания?
Спикеры и исполнители мероприятия
Полностью узнайте их требования, спецификации и ожидания от мероприятия, в том числе профильности аудитории.
Обсудите вопросы видеосъемки и фотографии.
Подпись контрактов.
Забронируйте путешествие и проживание, по мере необходимости.
Подтвердите все райдеры.
Выделите специальную зеленую комнату.
Укажите время прибытия и вылета.
Информируйте людей об аудио/видео на мероприятии.
Подтвердите время всех репетиций.
По мере необходимости, создавайте сценарии, изображения, сигналы, интро-музыку. Кто встретится и приветствует VIP-персон?
Технология мероприятия
Подумайте, могут ли услуги внешних компаний и какие именно улучшить планируемое событие.
Узнайте о различных вариантах и результатах исследований.
Получите демо и предложения от потенциальных поставщиков.
Составьте короткий список и выберите наилучшее решение.
Обеспечьте обучение персонала.
Общайтесь с участниками мероприятия
Обеспечьте поддержку и поддержку для максимизации ROI по технологии.
Убедитесь, что зарядные станции и штепсельные розетки будут доступны для участников
Сессии участников на мероприятии и взаимодействие
Проведите подробное обсуждение с фасилитатором, ведущим мероприятия их конкретных задач и специфике.
Подумайте о способах максимизации качества обучения и результата.
Способна ли будет технология организации поддерживать цели встречи?
Поддерживайте тех, кто предоставляет информацию о том, как получить максимальную отдачу от своей сессии.
Подумайте об общем плане дня.
Как именно будут измеряться эффективность и результаты?
Вендоры/ Сторонние поставщики
Проводите встречи и посещайте места, столько, сколько требуется, чтобы окончательно определиться со спецификой мероприятия.
Вступайте в соглашения и подписывайте контракты по мере того, как определятся все параметры поставщика и он удовлетворит требованиям всего процесса.
Аудио/Видео, A/V и производство
Потребуется ли доступ к подъемникам для ножниц, погрузчикам и другим машинам? Может ли это быть организовано самим местом проведения мероприятия или это нужно организовывать, бронировать отдельно?
Даже если вы не уверены в том, какое нужно оборудование, объясните поставщику A/V требуемый эффект и приведите примеры с других событий.
Убедитесь, что сцена достаточно большая для размещения подиумов, столов, стульев, диванов, по мере необходимости, и безопасна.
Какая есть система сигналов?
Есть ли сценарий для автосуфлера?
Кто будет режиссером?
Как организован доступ к сцене? Только из-за кулис? Это простое решение или есть уровневая система?
Тщательно проверьте все презентации, графику и визуальные эффекты и соедините их едино.
Убедитесь, что в случае возникновения проблем есть рубильник и резервный компьютер.
Трижды проверьте количество и тип микрофонов, а также возможности их переключения по необходимости
Когда у команды по AV будет доступ на площадку?
В какое время все должно быть готово?
Будут ли репетиции и прогоны?
Каков план на случай непредвиденных обстоятельств по техническим вопросам?
Сотрудники и коммуникации
Как ваша команда будет взаимодействовать друг с другом на мероприятии?
Каков самый быстрый способ общения с ключевым персоналом на месте?
Как будут решаться какие-либо возможные задачи и проблемы?
У всех сотрудников есть четкие указания и вероятные вопросы, которые будут им заданы?
Все ли ознакомлены с протоколом мероприятия?
Каков дресс-код мероприятия и все ли с ним ознакомлены?
Все специфические тайминги, роли и обязанности должны быть согласованы заранее
Маркетинг и социальные медиа мероприятия
Создайте маркетинговый план.
Установите цели и контрольные точки: число регистраций, новых подписчиков и т.д.
Если необходимо, выделите помощников для более эффективной ориентации маркетинговых сообщений.
Создайте план в соцсетях.
Изучение и проверка предпочтительного хештега для мероприятия, если это возможно.
Настройка профилей в соцсетях для мероприятия.
Создавайте и обновляйте биографии участников, изображения, ссылки – для их актуальности.
Будьте активны, делитесь интересным и актуальным контентом.
Какие соревнования и конкурсы могут быть запущены?
Как вы можете повысить лояльность к бренду через подготовительный маркетинг и какие есть идеи для его реализации на мероприятии?
Поощряйте возможности нетворкинга до мероприятия.
Был ли проинструктирован фотограф и видео-оператор с точки зрения ключевых снимков и требуемых видеоматериалов?
Какова политика с точки зрения фотографий и съемки на мероприятии? Следует ли подписывать какие –либо бумаги? Эти условия сообщены посетителям?
Выйдет ли пресс-релиз перед событием?
Спонсорство и поступления
Определите потенциальных спонсоров и начните общение с ними заранее.
Поделитесь информацией о мероприятии и поймите, что они ждут от него. Предложите идеи, которые помогут им достичь своих бизнес-целей. Будьте достаточно гибкими по возможности и отвечайте их потребностям.
Потребуются ли дополнительные потоки доходов? Существуют ли возможности для VIP-апгрейдов, дополнительных событий, продаж, товаров, продажи доступа к контенту после события и т. д ?
Потребуется ли дополнительный бюджет? Возможно ли пополнение с помощью разных внутренних бюджетов? Кто это определяет?
Стиль и декор меропряития
Есть ли определенная тема для мероприятия? Если да, то каким образом она пройдет через событие?
Какие можно создать эффекты воздействия, вау-факторы и фотографии в рамках мероприятия?
Если это сидячее мероприятие или просто ужин, учтите скатерти, сервировку и украшения.
Участники выставки
Если у вас такое мероприятие, убедитесь, что вы создали руководство для его участников и можете четко обмениваться с ними информацией по ключевым вопросам и срокам.
Опишите точно, что они получают (только пространство, схема выставочного пространства, мебель, питание для стендов и оборудования, Wi-Fi ) и проинструктируйте о времени установки, разгрузки товаров, касаемо процедур для получения пропусков, по технике безопасности и инструкциям по охране здоровья и действиям в случае ЧП
Здоровье и безопасность на мероприятия
Убедитесь, что у вас есть соответствующие разрешения и лицензии.
Обеспечьте наличие достаточного страхового покрытия мероприятия.
Каковы договоренности с точки зрения безопасности, проверки сумок/рюкзаков и тд?
Проверьте оценки рисков, информацию о методах и страховые документы от поставщиков, участников, исполнителей и тд.
Определите любые специфические риски, связанные с тем или иным мероприятием.
Определить планы действий в чрезвычайных ситуациях.
Создайте общую оценку риска событий.
Поделитесь копиями с соответствующими людьми.
Организуйте карету скорой помощи
Организуйте помещение медсестры
Последние приготовления
Окончательные списки участников и информация о них.
Создайте контрольный чек-лист всех вещей, кто за что отвечает и где должен находиться.
Нужны ли какие-либо подарки или советы кому-либо?
Проверьте всю информацию — презентации спикеров, оценки рисков и подтверждение страховки от всех поставщиков.
Убедитесь, что все необходимое находится есть в коробках: клей, пластилин отвертки, блокноты, запасные ручки, удлинители, скотч и тд.
Разделяйте и печатайте копии любых важных документов, которые вам нужно будет использовать.
Утвердите окончательный состав персонала и инструкции.
Собирайте мешки, пакеты для делегатов, раздаточные материалы по мере необходимости.
Подготовьте бейджи/ карты мест / номера столов.
Печать вывесок.
Загрузка и организация транспортировки всех предметов и оборудования.
Убедитесь, что есть все возможные номера сотовых телефонов и контакты в вашем основном списке контактов, и что все, кому может они понадобиться, имеют копии. Занесите этот список и свой телефон, если это возможно.
Нанесите визит вежливости всем ключевым людям, особенно спикерам и исполнителям.
Отправьте окончательное напоминание все участникам.
Финальная подготовка мероприятия
Программа мерпоряития
Предоставляйте вашей команде на мероприятии всю информацию о прогрессе и времени по разным помещениям, чтобы при необходимости можно было внести коррективы.
Оповещайте как можно скорее в случае смены места или, например, кейтеринга.
Брендинг мероприятия
Тройная проверка всех фирменных элементов. Вы же не хотите, чтобы они были кривыми или показали “морщины” на всех снимках.
Уточните, какие упаковки, этикетки и т.п. могут быть повторно использованы в следующем году.
Веб сайт и регистрация
Убедитесь, что на веб-сайт добавлены все финальные необходимые сообщения и контактные данные.
Сообщите на сайте и других источниках каким образом будут продаваться билеты (онлайн и оффлайн).
Держите продажи билетов открытыми как можно дольше.
Информируйте всех сотрудников касаемо процедуры регистрации. Убедитесь, что они знают, куда именно на мероприятии должны быть направлены предварительно зарегистрированные участники, VIP-персоны, лица, купившие билеты через сайт и участники выставки.
Убедитесь, что сотрудники находятся на месте, чтобы встретиться с VIP-персонами и сопроводить их соответствующему лицу и месту на мероприятии.
Уведомите соответствующий персонал о прибытии ключевых людей, чтобы они были готовы их встретить.
Проверьте сканеры штрих-кодов / планшеты, используемые для регистрации. Если вы печатаете пропуска через сайт, протестируйте эту возможность перед тем, как появится первая публика.
Заключительная проверка
Проверьте количество стульев и общее размещение.
Проверьте что флаги, маркеры, заметки, ручки, блокноты и т.д. готовы в соответствующих комнатах.
Проверьте Wi-Fi.
Пройдитесь по ключевым таймингам с вашей командой.
Проверьте, что туалеты чисты, полностью работоспособны, снабжены мылом, туалетной бумагой и полотенцами для рук.
Проверьте радиосвязь и число мобильных телефонов для основного персонала.
Кейтеринг
Пройдитесь по таймингам и всем подробностям с менеджером кейтеринга в первой половине дня, включая любые возможные изменения по меню и потребностям гостей.
Проверьте процедуру для тех, кто имеет особые диетические требования. Будут ли они иметь специальную оплаченную еду или обслуживающий персонал посоветует им собственные варианты?
Проверьте райдеры исполнителей, артистов.
Убедитесь, что стаканы и вода будут доступны для докладчиков и артистов на сцене и в задней части.
В случае дополнительных услуг, таких как дополнительные напитки, по требованию, уточните, кто имеет разрешение на эти предметы и процедуру.
Артисты и спикеры
Проверьте звук, освещение, презентации, видео, сигналы, технологии во время репетиций / брифингов.
Определитесь с такими специфическими сигналами, как сигналы из зеленой комнаты и так далее.
Отмечайте всех артистов и спикеров по мере их прибытия.
Встречи и взаимодействие
Вы знаете, как обеспечить комфорт для участников? Как управляются жалюзи, воздуховод, отопление, освещение и тд.?
Бюджет
Если для мероприятия в последнюю минуту потребуются какие-либо вещи, то кто разрешит их и как они будут оплачиваться?
Вендоры и поставщики
Проверьте все организации, чтобы убедиться, что они готовы вовремя, и нет никаких проблем.
Технология мероприятия, аудио/видео и производство
Выполните окончательные тесты и проверки, в том числе прогоны с фасилитаторами и ведущими.
Представьте артистов и спикеров команде AV, старшему руководству и другим докладчикам по мере необходимости.
В конце мероприятия получите копии окончательных презентаций (возможно, они будут отличаться от представленных на веб-сайте), данные из сторонней компании, если она проводит мероприятие и т.д.
Персонал
Если есть какие-либо проблемы с удержанием / отсутствием в отношении персонала, перераспределите роли по мере необходимости.
Маркетинг и социальные медиа
Обеспечьте информирование о доступности билетов для покупки и их продаже в режиме онлайн. Бронирование будет возможно до последней минуты или до какого-то определенного времени?
Спонсорство и доход
Убедитесь, что спонсоры и ключевые партнеры приветствуются надлежащим образом. Позаботьтесь о них на протяжении всего мероприятия.
Протестируйте карточные платежные системы и возможность покупок за наличные в случае необходимости.
Стиль и декор
Совершите окончательную проверку, чтобы убедиться, что все на месте и выглядит так, как должно.
Коммуникация
Выдайте радиостанции соответствующему персоналу.
Проведите радио-проверку.
Убедитесь, что радиостанции возвращены после мероприятия.
Здоровье и безопасность
Финальный прогон с точки зрения здоровья и безопасности.
Убедитесь, что у вас на руках все необходимые бумаги по завершении мероприятия и окончательной документации, необходимой вам от участников, команды AV, электромонтажников и т.д.
Подтвердите, запланированы ли какие-либо аварийные сигналы проверки.
Убедитесь, что организатор знает процедуру эвакуации, имеет заметки и готов поделиться ею с участниками.
Были ли на месте проведения какие-либо инциденты с безопасностью и здоровьем? Убедитесь, что все детали указаны полностью, включая заявления и контактные данные всех участников.
После мероприятия
Управление проектом
Получите отзывы от всех сотрудников и заинтересованных сторон, пока они все еще свежи в умах каждого.
Веб сайт и регистрация
Если вы пообещали присутствующим, что дополнительные ресурсы, презентации, изображения и т.д. будут доступны после мероприятия, отправьте их быстро, в течение обещанных сроков.
Обновите сайт и страницу регистрации с подробной информацией о мероприятии в следующем году.
Подумайте о начале продажи билетов на ближайшее время на следующий год.
Место проведения
Организуйте встречу с разбором полетов на месте проведения.
Убедитесь, что окончательный счет соответствует ожиданиям, возможностям и разрешениям места.
Спикеры и артисты
Обязательно поблагодарите всех докладчиков и исполнителей, обеспечьте обратную связь и фото/видео для них.
Технология мероприятия
Запустите отчет для анализа и измерения данных, предоставленных компанией, проводившей мероприятие.
Встречи и взаимодействие
Были ли достигнуты цели мероприятия?
Отправьте отслеживающий опрос участникам.
Бюджет
Финализируйте бюджет мероприятия, включая любые дополнительные и непредвиденные расходы, разрешенные во время живого мероприятия.
Вендоры и поставщики
Поблагодарите их и получите отзывы от всех поставщиков. Какие у них планы на будущее?
Расскажите обо всех выводах и улучшениях, которые помогут для будущих мероприятий.
Проверьте окончательные счета-фактуры от поставщиков с цифрами по бюджетным прогнозам.
Сотрудники
Попросите сотрудников записать свои наблюдения, хорошие и плохие, и любые предложения о том, как сделать что-то по-другому в будущих мероприятиях.
Соберите отзывы всех сторон.
Укажите дату проведения собрания для проведения опроса.
Маркетинг и социальные медиа
Усильте работу, чтобы создать или продлить общий шум, разговор и обучение вокруг этого мероприятия.
Выпустите пресс-релиз. Согласуйте с фотографом те конкретные изображения, которые нужно задействовать приоритетно.
Информируйте о дате и месте проведения мероприятия в следующем году.
Пусть люди узнают по всем каналам о времени, когда начнется продажа билетов.
Поделитесь видео с основными моментами мероприятия.
Спонсорство и доход
Общайтесь со спонсорами, чтобы убедится, что они счастливы, получите их отзывы о мероприятии.
Предоставьте гарантии и данные.
Обсудите будущие события следующего года и их будущее участие.
Коммуникация
Скоординируйте ваши сообщения касаемо прошедшего мероприятия по электронной почте. Уведомите участников об опросе, если он будет, и предоставьте им доступ к ресурсам, как было обещано на мероприятии.
Разное
Вычеркивайте предметы из списка, по возвращении их в офис. Определитесь с благодарственными открытками и подарками, в зависимости от ситуации.
Агентство по организации мероприятий «Море Радости»
Коротко об агентстве «Море радости»
Работаем с 2011 года
Более 5000 программ и услуг
Более 8000 мероприятий проведено
Нам доверяют крупные компании
Нас рекомендуют звезды
Ведем тематический блог с советами и идеями
Организация мероприятия в Москве под ключ
Если Вы хотите заказать организацию мероприятия под ключ, оставляйте заявку на нашем сайте или свяжитесь другим способом:
—"Огромное спасибо за великолепный день рождения! Все самые близкие и родные люди вместе со мной радовались этому вечеру: море прекрасной музыки, океан вкусной еды, душевная и теплая атмосфера. Отдельное спасибо организаторам и ресторану "Балкон"- с Вами всегда классно! "
—"Ребята спасибо! Получился отличный концерт: прекрасный звук и любимые песни, море аплодисментов и оваций, красивая атмосфера и вкусная еда, душевная компания и просто радостный вечер! Все прошло позитивно, было приятно с Вами работать, и отдельно хочется отметить, кухня у ресторана Балкон на высшем уровне. "
Современные идеи и сценарии
Оставить заявку